電子帳簿保存法と電子契約：契約書を電子保存するときに押さえる3つの要件

結論：電子契約で結んだ契約書は、電子のまま保存する義務がある

電子契約（PDFなどの契約書をオンラインで取り交わす方式）は、電子帳簿保存法でいう「電子取引」に当たります。電子取引のデータは、紙に印刷して保存するだけでは認められず、電子データのまま、定められた要件を満たして保存する必要があります。

2024年1月からは、この電子取引データの電子保存がすべての事業者に義務づけられています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律です。対象は大きく3つに分かれます。

区分	内容	電子保存
電子帳簿等保存	会計ソフトなどで作成した帳簿・書類	任意
スキャナ保存	紙で受け取った書類をスキャンして保存	任意
電子取引データ保存	電子メール・クラウド・電子契約などで授受したデータ	義務

電子契約、メールで受け取った見積書・請求書、クラウドサービスからダウンロードした領収書は、いずれも電子取引データ保存の対象です。

電子取引データの保存要件

電子取引データの保存では、次の3つの要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保（改ざんされていないことの担保）

次のいずれかの措置をとります。

タイムスタンプが付された後に授受を行う
授受後、速やかにタイムスタンプを付す
データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで授受・保存する
訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、運用する

2. 可視性の確保

保存場所に、パソコンやディスプレイ、プリンタなどの見読可能装置を備え付け、データをすぐに整然とした形で画面表示・書面出力できるようにします。

3. 検索性の確保

「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにします。日付・金額は範囲指定での検索、複数の項目を組み合わせた検索にも対応する必要があります。基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などには、検索要件を求めない特例があります。

なお、自社で開発したプログラムを使って保存する場合は、システムの概要を記載した書類の備付けも必要です。市販のシステムやクラウドサービスを使う場合は、通常これは求められません。

電子契約で特に注意すること

契約書のPDFを印刷して保存するだけでは要件を満たしません。 電子データそのものを保存します。
保存期間は、法人税法上、原則7年です。 欠損金の繰越控除を受ける場合は10年です。起算点は、取引のあった事業年度の確定申告書の提出期限の翌日です。契約期間が終わった日ではありません。
契約の相手方が複数の場合、それぞれの署名時点のデータがどう保存されているかを確認します。
電子契約は、印紙税の課税文書の作成に当たらないとされています。

なお、電子署名は「契約の成立を証明する仕組み」、電子帳簿保存法は「保存のルール」であり、別の制度です。電子署名付きの契約書でも、保存要件の確認は別に必要です。

WORKSの契約「Gridsign」の対応

Gridsignは、WORKSの契約機能です。PDFの契約書を署名者にメールで送り、オンラインで署名を集めます。電子帳簿保存法の要件に対しては、次のように対応しています。

真実性：ハッシュ値の照合と操作履歴

文書のハッシュ値を記録し、署名のたびに照合します。 依頼時に契約書PDFのSHA-256ハッシュ値を記録します。署名の直前にハッシュ値を再計算し、記録と一致しない場合は署名を受け付けず、不一致の事実を監査ログに残します。
署名者ごとの署名済みPDFを保存します。 署名が行われた時点のPDFを版として保持し、完了後に署名済みPDFをダウンロードできます。
操作の履歴を監査ログに記録します。 作成・送付・閲覧・署名・完了・ダウンロード・取消などの操作を、日時、IPアドレス、ブラウザ情報とあわせて記録します。

検索性：電帳法書類検索への自動登録

署名がすべて完了すると、締結した契約書が自動的に「電帳法書類検索」に登録されます。登録される項目は次のとおりです。

取引年月日：署名が完了した日（日本時間）
取引先：契約作成時に入力した取引先名。未入力の場合は署名者名
取引金額：契約作成時に入力した契約金額（任意。金額のない契約は空欄）

検索画面では、取引年月日と取引金額の範囲指定、取引先名での検索、これらの組み合わせ検索ができます。書類区分で「契約書」に絞り込むことも可能です。登録された契約書には、原本と署名済みPDFのハッシュ値、署名者ごとの署名日時をもとにした改ざん検知用のハッシュ値が記録されます。

契約の取引先名と金額は、契約作成画面で入力します。検索要件を確実に満たすため、取引先名と契約金額は、契約作成時に入力しておくことをお勧めします。

確認しておきたい点

WORKSのGridsignは、認定タイムスタンプ（時刻認証業務）を付与する仕組みではなく、ハッシュ値と操作履歴によって改ざんの有無を確認できる方式です。真実性の要件のうち、タイムスタンプ方式を選ぶ場合は、別途タイムスタンプの付与を検討してください。

実際にどの要件をどの措置で満たすかの判断は、貴社の規模や運用によって異なります。 導入前に、顧問税理士または所轄の税務署へご確認ください。

電子契約の導入前に確認したいチェックリスト

電子取引データを、紙ではなく電子データのまま保存できているか
真実性の確保について、どの措置（タイムスタンプ／訂正削除の記録が残るシステム／事務処理規程）を採用するか決めているか
取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態になっているか
見読可能装置（パソコン、ディスプレイ、プリンタ）を備え付けているか
保存期間（原則7年）の間、データを保存し続ける運用になっているか
相手方と電子契約を結ぶ範囲（契約の種類）を社内で決めているか

よくある質問

電子契約の契約書は、印刷して紙で保存すれば足りますか？

いいえ。電子契約は電子帳簿保存法上の電子取引に当たり、電子データのまま保存する必要があります。印刷して紙で保存するだけでは認められません。

電子取引データの保存期間はどのくらいですか？

法人税法上は原則7年です。欠損金の繰越控除を受ける場合は10年になります。個人事業主は所得税法上の保存期間が適用されます。

タイムスタンプがないと電子契約は保存できませんか？

いいえ。真実性の確保は、タイムスタンプの付与、訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除できない）システムの利用、事務処理規程の整備のいずれかで満たせます。

電子署名と電子帳簿保存法は同じものですか？

別の制度です。電子署名は契約の成立や本人性を示す仕組み、電子帳簿保存法は電子データの保存方法のルールです。電子署名付きの契約書でも、保存要件の確認は別に必要です。

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