WORKSの画面の中で、Gmail・Outlook（Microsoft 365）・IMAP/SMTPのメール口座をまとめて扱えるWebメールです。口座を切り替えながら受信・送信・下書き保存ができ、届いたメールをそのままタスクやチャットに回せます。info@ など複数人で見る口座は、メールごとに担当者と対応状況を残せる共有受信箱として使えます。
こんな場面で役立ちます
- 個人のメールと、会社の代表アドレスを、画面を切り替えるだけで確認したい
- info@ や support@ への問い合わせを、誰が対応中か分かる形で複数人で分担したい
- 届いたメールの依頼内容を、見失わないようにタスクにしておきたい
- 取引先へ大きなファイルを送るとき、添付ではなく期限付きのリンクで渡したい
できること
- 複数口座の切り替え：Gmail・Outlook は連携の画面から、それ以外のメールサーバは IMAP/SMTP の設定（ホスト・ポート・パスワード等）を入れて登録します。保存時に受信・送信の接続を確認し、既定の口座も決められます
- 受信・閲覧：フォルダ一覧、メール一覧、会話（スレッド）の表示、添付ファイルのダウンロードができます
- 作成・送信：新規作成・返信・全員に返信・転送、Cc/Bcc、プレーンテキストとリッチテキストの切り替え、下書き保存に対応します。口座ごとに署名も設定できます
- 添付の送り方を選ぶ：ファイルごとに「直接添付」か「リンクで送る」を選べます。リンクの有効期限は7日・30日・90日・無期限から選び、発行済みリンクは一覧から失効・復元や閲覧ログの確認ができます
- 宛先の候補：宛先を入力すると、アドレス帳に登録した人が候補に出ます
- メールからタスクを作る：件名などを引き継いだタスクを作成でき、タスクにはメールを開くリンクが付きます
- チャットへ共有：メールの要約を、参加しているチャットに投稿できます
- 画像の表示設定：外部画像は初期状態で確認してから表示し、信頼する差出人だけ自動表示にできます
- 共有受信箱：口座を組織で共有すると、メールごとに対応状況（未対応・対応中・完了）・担当者・社内メモを残せます。新着を指定したチャットに通知することもできます
使い方の流れ
- メール画面の設定で、Gmail・Outlook を連携するか、IMAP/SMTP の口座を追加します
- 既定の口座と署名を設定します
- 受信トレイでメールを確認し、返信や転送を行います
- 対応が必要なメールは、タスクにする・チャットで共有する、のいずれかで次の担当に渡します
他の機能との連携
- タスク：メールからタスクを作成できます。共有受信箱で担当者を別の人にすると、その人のタスクにもメールを開くリンク付きで作られます
- チャット：メールの内容を共有でき、共有受信箱の新着通知の送り先にもできます
- アドレス帳：宛先の入力候補として使われます
- 営業支援（SFA）：SFAが有効な組織では、差出人を見込み客として登録できます
- 文書管理：リンクで送るファイルは文書管理に保存され、セキュアな共有リンクとして発行されます
知っておきたいこと
- メール連携は、利用者ごとの設定です
- Gmail は、メールを変更する権限（既読・削除・下書き）を許可しないと、それらが Gmail に反映されません。許可の画面で、すべての項目にチェックを入れて連携してください
- 共有受信箱として口座を共有できるのは、組織のオーナー・管理者です。口座のパスワードは、共有された人には見えません
- 全社の方針として、添付をすべてリンクで送るよう強制する設定が有効な場合は、指定に関わらずリンクになります