ルールは、職場の取り決めを、組織ごとに作成して共有する機能です。全社共通のルールはトップ組織に、部署だけの取り決めはその部署に作成でき、改定の履歴と、従業員の確認状況が残ります。
こんな場面で役立ちます
- 経費の使い方や、情報の取り扱いなどの全社ルールを、全員に周知したいとき
- 部署だけに適用する取り決めを、その部署のルールとして分けて管理したいとき
- ルールを改定したときに、誰が確認したかを把握したいとき
- 経費精算や見積書がルールから外れていないかを、提出時に本人に知らせたいとき
できること
- ルールの種類で整理：職場のルール、働き方・勤務、情報・セキュリティ、経費・購買、設備・備品、コミュニケーション、コンプライアンス、その他から選べます
- 組織ごとに作成：トップ組織と、その配下の部署それぞれにルールを作れます。閲覧する人は、全社と所属先のルールを組織で絞って見られます
- 版の管理：改定ごとに新しい版を作り、承認を経て有効にできます。差分の表示と履歴もあります
- 周知と確認：新しい版が有効になると、メンバーに通知が届きます。従業員の「確認しました」が記録され、管理者は版ごとに確認状況を見られます
- ルールの自動チェック：管理者が、条件とメッセージを決めておくと、条件に当てはまる提出があったときに、本人にだけ知らせます。対象は、経費精算・見積書・請求書・勤怠の月次提出・チャットの投稿・日報です
- 条件の提案：ルールの文章から、チェックの条件の案をAIが提案します。実際の判定は、決めた条件で行われます
- 次回に向けたリマインダ：知らせを受けた人は、確認の定期タスクを追加できます
使い方の流れ
- 「ルール」で、ルールを新規作成します。トップ組織か、対象の部署かを選びます
- 版を提出して有効にします（承認の設定があれば承認後）
- メンバーが読んで、「確認しました」を押します
- 必要なら、管理者がルールの自動チェックを設定します
他の機能との連携
- 経費・見積・請求・勤怠・チャット・報告：ルールの自動チェックが、提出や保存のときに働きます。知らせるだけで、保存や申請は止まりません
- ワークフロー：版の有効化に、承認の流れを使えます
- 定期タスク：チェックの知らせから、確認のリマインダを追加できます
知っておきたいこと
- ルールの作成・改定は管理者のみです
- 規程と違い、ルールには雛形がありません
- 自動チェックは、管理者のみが設定できます